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FAQ

Cette page contient d’anciennes questions fréquentes, formulées par les professionnels associés depuis octobre 2006.

Catégorie: Proximus support faq

Vous pouvez utiliser la fonction de recherche, en haut à droite.

Quels sont les professionnels habilités à utiliser Proximus?
Le logiciel est gratuit mais quels frais annexes faut-il prévoir?
Quelles sont les obligations de l’utilisateur vis à vis de la CNIL?
La formation des utilisateurs est-elle obligatoire?
Quelles sont les configurations matérielles et systèmes compatibles?
Quelles sont les évolutions prévues?
Quelles sont les mesures de protection des données nominatives?
Comment s’effectue la mise en oeuvre du logiciel?
Combien de temps doit-on consacrer à la saisie des informations?
Peut-on importer dans la base des informations déjà écrites ailleurs?
Le principe relationnel est un point fort. Qu’est que cela signifie concrètement?
Peut-on obtenir facilement des éléments d’évaluation quantitative?
Quels types de données peut-on exporter?
Peut-on avoir des exemples de traitement qualitatif?
Les séquences de recherche multicritère sont-elles compliquées à définir?
Quelles sont les fonctions de recherche déjà incluses?


Quels sont les professionnels habilités à utiliser Proximus?
Cet outil s’adresse à des professionnels formés. Même si le traitement de l’information reste interne, les utilisateurs doivent respecter un cadre déontologique commun, et partager un référentiel.

Quels investissements faut-il prévoir?
Pour faciliter l’accès des utilisateurs, il est recommandé de dédier un poste informatique à la base de données. Une simple configuration bureautique suffit, sans oublier une deuxième unité de stockage pour la copie de sauvegarde de la base: disque dur, disque amovible, clé USB, ou transfert sur un autre poste. La maintenance du système ne pose pas de problème particulier. D’autre part, il faut prévoir les temps de formation, que celle-ci soit interne ou externe (prise en charge dans le cadre de la formation continue).

Quelles sont les obligations de l’utilisateur vis-à-vis de la CNIL?
Utilisez le formulaire de déclaration normale à la CNIL
Adressez toutes vos correspondances à l’adresse suivante :
Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés
21, rue Saint-Guillaume – 75340 PARIS CEDEX 07
Téléphone : 01 53 73 22 22
Télécopie : 01 53 73 22 00
Service télématique d’information : 3615 CNIL
Site Internet : http://www.cnil.fr

Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés
CHAPITRE III
Formalités préalables à la mise en oeuvre des traitements automatisés

Article 16
Les traitements automatisés d’informations nominatives effectués pour le compte de personnes autres que celles qui sont soumises aux dispositions de l’article 15 doivent, préalablement à leur mise en oeuvre, faire l’objet d’une déclaration auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Cette déclaration comporte l’engagement que le traitement satisfait aux exigences de la loi.
Dès qu’il a reçu le récépissé délivré sans délai par la commission, le demandeur peut mettre en oeuvre le traitement. Il n’est exonéré d’aucune de ses responsabilités.

Article 25 – Extrait -
I. – Sont mis en oeuvre après autorisation de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, (…) : 7° Les traitements automatisés de données comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes ; (…)
II. – Pour l’application du présent article, les traitements qui répondent à une même finalité, portent sur des catégories de données identiques et ont les mêmes destinataires ou catégories de destinataires peuvent être autorisés par une décision unique de la commission. Dans ce cas, le responsable de chaque traitement adresse à la commission un engagement de conformité de celui-ci à la description figurant dans l’autorisation.
III. – La Commission nationale de l’informatique et des libertés se prononce dans un délai de deux mois à compter de la réception de la demande. Toutefois, ce délai peut être renouvelé une fois sur décision motivée de son président. Lorsque la commission ne s’est pas prononcée dans ces délais, la demande d’autorisation est réputée rejetée.

La formation des utilisateurs est-elle obligatoire?
Non, mais l’expérience montre que l’adhésion des utilisateurs aux mêmes finalités est l’une des conditions de la réussite. L’appropriation commune d’une méthodologie et d’un lexique professionnel, est a priori nécessaire.
De même, une réflexion approfondie à l’interne semble incontournable pour partager, définir ou rappeler, des règles déontologiques relatives au traitement des informations nominatives. D’autant qu’à notre connaissance, il n’existe pas de référence suffisante propre à la Prévention Spécialisée en la matière.
Enfin, si les utilisateurs n’ont pas l’expérience d’un système de base de données, il faut prévoir la formation technique.

Fred Dubois, concepteur de Proximus, propose d’accompagner les équipes qui le souhaitent. Divers types de rencontres sont personnalisables à la demande : présentation, conseil, formation.
Habituellement la formation complète des équipes comprend 4 journées en 2 modules de 2 jours. Voir les programmes de formation D150 et D152.

Quelles sont les configurations matérielles et systèmes supportées?
Proximus est une application monoposte ou client-serveur qui s’installe sur les micro-ordinateurs compatibles PC et Macintosh.
Systèmes d’exploitation sur PC: Windows 2000 pro, XP.
Systèmes d’exploitation Apple Macintosh: Mac OS X, 10.2.8 et plus.
Les versions 3 et 4 nécessitent un affichage minimum de 1024×768 pixels (moniteur 17″ minimum).

L’évolution du logiciel est-elle prévue?
Oui, le logiciel évolue depuis douze ans et nous espérons poursuivre dans cette voie. Nous avons préféré une diffusion non commerciale, propice aux échanges entre professionnels. En nous sollicitant pour la formation des utilisateurs, vous contribuez au développement d’un outil associatif 100% Prévention Spécialisée. Chaque utilisateur peut apporter des suggestions qui donnent lieu à des améliorations de contenu du logiciel.

Quelles sont les mesures de protection des données nominatives?
L’accès physique au poste doit être protégé dans des locaux fermés dont l’entrée est contrôlée. Le démarrage du système doit être protégé par mot de passe. Le lancement du logiciel est protégé par un mot de passe utilisateur sans lequel l’accès aux données contenues dans le fichier data est impossible. Tous les formats d’impression papier sont verrouillés, les noms et les prénoms sont filtrés. Les listes nominatives ne s’impriment pas.

Comment s’effectue la mise en oeuvre du logiciel?
L’installation du logiciel est très simple. Sous Windows comme sous Mac OS, elle n’implique aucune modification du système. Au premier démarrage, l’administrateur nomme chacun des utilisateurs et leur attribue un mot de passe. A tout moment par la suite, il peut ajouter d’autres utilisateurs et changer les mots de passe. A tout moment aussi, les utilisateurs personnalisent et enrichissent les énumérations telles que: quartiers, villes, motifs des rencontres, situations, prestations, stratégies d’action, etc. Le lexique de la base s’enrichit automatiquement lors de chaque saisie de mot clé librement choisi par les scripteurs.

Combien de temps doit-on consacrer à la saisie des informations?
La base de données peut devenir une mine d’or pour quiconque se projette dans une perspective de recherche-action. Bien sûr, les résultats sont fonction de la quantité, de la diversité et de la qualité des informations saisies. En moyenne, une véritable exploitation des fonctions de recherche avancée devient possible au bout de six mois à un an, à condition de saisir les informations au fur et à mesure de leur collecte. Il est très difficile de rattraper un retard de plusieurs mois. Le mieux est d’écrire régulièrement, plusieurs fois par semaine. L’idéal est d’y consacrer un petit moment quotidien et de faire le point en équipe régulièrement.
On l’aura compris, la prise de notes est très importante car au plan qualitatif, les plus grands bénéfices proviennent généralement des recherches de mots, racines de mots ou expressions, dans tous les champs de type texte.

Peut-on importer dans la base des informations déjà écrites ailleurs?
Oui, très facilement par copier-coller depuis un traitement de texte par exemple.

Le principe relationnel est un point fort. Qu’est que cela signifie concrètement?
A tout moment, l’utilisateur définit par simple clic des liens entre personnes, familles, groupes, activités, partenaires et textes. Une fois ces liens définis, ils apparaissent en liste lors de la saisie ou de la consultation de n’importe quel enregistrement. Il est alors très facile de naviguer d’un enregistrement à l’autre entre tables distinctes. Par exemple, lors de la consultation d’un groupe, on peut basculer sur les fiches individuelles de ses membres, sur les activités ou sur les textes liés. Inversement, à partir de la fiche d’une personne, on peut intervenir directement sur les contenus des enregistrements liés, qu’ils proviennent des tables familles, groupes, activités, partenaires ou textes.

Peut-on obtenir facilement des éléments quantitatifs?
Oui, c’est le minimum à attendre de tout système de base de données. Après chaque requête apparaît en haut à droite de la fenêtre le nombre d’enregistrements trouvés, le total des enregistrements sur lequel porte la recherche et le pourcentage. Outre les requêtes basiques prédéfinies, la recherche ouverte, sans limite de nombre et de combinaison de critères, est disponible quelle que soit la table. Lorsqu’un utilisateur définit une nouvelle séquence multicritère, il peut la nommer et l’enregistrer. Dès lors, chacun peut l’utiliser aisément sans avoir à la retaper.

Copies d’écran : aperçu de la base en 10 exemples

Quels types de données peut-on exporter?
Tous sans exception, soit par copier-coller, soit par exportation de tous les enregistrements d’une sélection. Attention, il appartient à l’utilisateur de filtrer les champs de type texte. Si ces champs ouverts contiennent des noms, ceux-ci apparaîtront à l’impression ou ailleurs.

Peut-on avoir des exemples de traitement qualitatif?
Il s’agit d’obtenir une sélection organisée d’informations de tout type, notamment du texte. Par exemple on peut obtenir tous les parcours individuels de personnes de telle tranche d’âge, de tel sexe, etc., et qui contiennent la racine d’un mot, un mot ou une expression quelconque. Ou bien obtenir une sélection de notes datées contenant à la fois des transcriptions de discours d’habitants du quartier et tel mot clé ou telle expression. Cela permet de rassembler un matériau sélectionné et trié, dans cet exemple pour un travail d’analyse de contenu.
Ces possibilités incitent à la vérification de l’information et à la qualification des sources. Elles rendent accessibles les croisements et les corrélations. Elles facilitent les compilations thématiques pour alimenter les réflexions en équipe, les rédactions d’articles et de rapports, ou encore les travaux de recherche à partir d’un corpus organisé.

Les séquences de recherche multicritère sont-elles compliquées à définir?
Non. Il faut compter une à deux journées d’apprentissage, selon les niveaux. Dans chaque table de la base, l’utilisateur dispose d’un éditeur de recherche multicritère dans lequel il clique successivement sur un champs, puis un comparateur, y compris « contient » ou « ne contient pas », et entre une valeur, une date, un ou plusieurs mots.
Mais le gros du travail est en amont: définir des critères de recherche c’est savoir précisément ce que l’on cherche et pourquoi! Avec un peu de pratique, la traduction de la requête au plan fonctionnel devient vite une formalité.

Quelles sont les fonctions de recherche déjà incluses?
Chaque table dispose d’un menu « Recherche » contenant des séquences automatisées.
Dans la table des personnes: fiches à compléter, arrivées anciennes, arrivées récentes, motifs des rencontres, noms, expressions dans parcours (texte), prestations ou demandes, quartiers, saisies – de 3 mois, saisies – de 6 mois, saisies + de 6 mois, sexes, suivis partenaires, situations, hébergement, tranches d’âge.
Dans la table des familles: fiches à compléter, arrivées anciennes, arrivées récentes, expressions dans commentaires (texte), îlots, motifs des rencontres, noms, quartiers.
Dans la table des groupes: constitutions anciennes, constitutions récentes, expressions dans histoire (texte), lieux, raisons d’existence, saisies – de 3 mois, saisies – de 6 mois, saisies + de 6 mois, expressions dans stratégie d’action (texte), tranches d’âge.
Dans la table des actions: stratégies globales, année en cours, année dernière, expressions dans description (texte), saisies – de 6 mois, titres.
Dans la table des partenaires: contacts, expressions dans notes (texte), organismes, responsables, services, villes.
Dans la table des textes: expressions dans corps des textes (texte), date de création, dires inclus, dires et expressions, données globales, idées directrices, importants, lieux, mots clés, mots clés idées et titres, saisies – de 3 mois, scripteurs, titres, tous les champs (y compris dans corps des textes).
Dans le lexique: expressions dans définitions (texte), mots clés, occurrences, date de premier emploi d’un mot clé.

Fred Dubois, juin 2006

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