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Faut-il obtenir l’accord explicite d’une personne accompagnée pour écrire et conserver des informations la concernant?

Conformément à l’article 7 de la loi 78-17, vous n’avez pas besoin du consentement de chaque personne car vous satisfaites à l’une des conditions suivantes (en l’occurrence points 3 et 5) :
1° Le respect d’une obligation légale incombant au responsable du traitement ;
2° La sauvegarde de la vie de la personne concernée ;
3° L’exécution d’une mission de service public dont est investi le responsable ou le destinataire du traitement ;
4° L’exécution, soit d’un contrat auquel la personne concernée est partie, soit de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;
5° La réalisation de l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement ou par le destinataire, sous réserve de ne pas méconnaître l’intérêt ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée.

Quelque soit le support d’écriture, dans l’exercice de votre mission de prévention spécialisée, il est bien entendu que vos notes ne portent pas “atteinte ni à l’identité humaine, ni aux droits de l’homme, ni à la vie privée, ni aux libertés individuelles ou publiques“, et que vous respectez les restrictions légales: “Il est interdit de collecter ou de traiter des données à caractère personnel qui font apparaître, directement ou indirectement, les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l’appartenance syndicale des personnes, ou qui sont relatives à la santé ou à la vie sexuelle de celles-ci“.

Qu’en est-il du droit d’accès des usagers?

Toute personne dispose d’un droit d’accès aux informations nominatives la concernant, comme prévu à l’article 40 de la loi 78-17:
“Toute personne physique justifiant de son identité peut exiger du responsable d’un traitement que soient, selon les cas, rectifiées, complétées, mises à jour, verrouillées ou effacées les données à caractère personnel la concernant, qui sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées, ou dont la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation est interdite“.

L’affichette:
http://www.cnil.fr/index.php?id=2109

Mention pour les associations:
http://www.cnil.fr/index.php?id=2113